Guía Completa para Trabajar con Google Docs. Exprime esta Herramienta Gratuíta

Google Docs es una excelente aplicación online que nos permite trabajar con documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Y todo ello, de forma compartida con otros usuarios.

¿El entorno?

Made by Google.

¿La interfaz?

Nada te recordará más a la ofimática de Microsoft, con su Word, Excel, Access, Power Point…

Google Docs herramienta online

Ambas herramientas tienen su función, como todo en esta vida, pero en este artículo nos vamos a centrar en los trucos y funcionalidades de Google Docs que quizás no conocías, con los que podrás sacarle el máximo partido y además te permite trabajar en línea con el resto de tu equipo.

Una excelente herramienta para gestionar equipos en remoto, que podemos añadir a las que ya vimos en un post anterior.

Allá vamos.

12 Ventajas de Trabajar con Google Docs que te Gustarán

Ventaja #1. Búsqueda de imágenes

Estás escribiendo un archivo de texto y de repente quieres añadir una foto. Si lo haces en Word normalmente te vas a Google, la buscas, la añades y listo. Con ello corres el riesgo de que la imagen esté protegida con derechos de autor y, evidentemente, lleva su tiempo el dar con ella. Con Google Docs podrás hacer búsquedas reales sin salir de la suite.

¿Cómo?

En Insertar/Insertar imagen y haciendo clic en Búsqueda en este menú:

Google Docs busqueda imagenes

Todas las imágenes que te ofrezca Google las podrás utilizar para fines comerciales, como indica la primera línea debajo del cuadro de búsqueda. Podrás añadirla directamente y dejar de preocuparte por si alguien te denuncia.

Ventaja #2. Escritura por voz

Años y años, intentos e intentos después y todavía no se ha dado con la herramienta perfecta para transcribir lo que sale por nuestra boca. Google no es que haya dado en el clavo, pero ha encontrado un sistema que se aproxima bastante. Si tienes mucho texto que escribir y no te apetece utilizar las manos porque te lleva mucho tiempo, a esta funcionalidad podrás dictarle y ella escribirá lo que digas.

¿Cómo?

Desde Herramientas/Escritura por voz. Dejas que Google Docs acceda a tu micrófono y te pones a hablar. Fíjate si es tal la precisión que nos ha reconocido “innokabi” en la siguiente frase:

Google Docs busqueda por voz

Ventaja #3. Insertar comentarios

Imagina que sois doce trabajando sobre el mismo documento de Google Docs. Se podrían dar muchísimos casos en los que preciséis preguntar, apuntar, explicar o anotar cosas sobre algo en concreto. Nada más cómodo: Google te ofrece la posibilidad de añadir comentarios.

¿Cómo?

En el documento, a la derecha de la página verás un círculo con un símbolo.

Haz clic en él y escribe lo que se te antoje para que lo lean el resto de participantes en la edición y visualización de dicho documento.

Google Docs insertar comentarios

Ventaja #4. Insertar símbolos especiales

¡Esto Microsoft también lo hace! Sí, tienes razón. Pero Microsoft… ¿Tiene un panel de reconocimiento en el que puedas dibujar un símbolo a mano y hacer una búsqueda por aproximación? Esto con Google Docs es posible.

¿Cómo?

En Insertar/Caracteres especiales.

Te saldrán todos los símbolos de su base de datos y tú podrás seleccionar el que quieras. Si no lo encuentras, lo dibujas aproximadamente y Docs te ofrece todas las opciones posibles.

Google Docs insertar simbolos especiales

Es una buena ventaja si trabajas con símbolos especiales normalmente, no excesivamente bien gestionados por Office.

Ventaja #5. Traducir textos

Escribes un texto. Copias el texto. Abres Google. Seleccionas el traductor. Seleccionas los idiomas. Pegas el texto copiado. Copias el texto resultante y lo pegas en el documento de Word.

¡Se acabó! Con Google Docs tienes el traductor en el propio editor de documentos.

¿Cómo?

Instálate esta extensión oficial de Google y luego solo tendrás que acceder a Herramientas/Traducir documento.

Ventaja #6. Revisión de ortografía rápida y eficiente

Has escrito un texto y se te han escapado unas cuantas erratas o faltas. En Word tienes que revisar una a una todas las incidencias marcadas en rojo.

Un poco rollo si se trata de muchísimas páginas, ¿no?

Google Docs te facilita la tarea. Con su opción de Ortografía irá saltando palabra por palabra de forma automática para sugerirte un cambio, la opción de ignorarlo o la de guardar la palabra en el diccionario.

¿Cómo?

En Herramientas/Ortografía.

Google Docs revision ortografia

Ventaja #7. Diccionario propio para facilitar la tarea del truco anterior

Imagina que tienes una empresa que se llama Chichucha.

Evidentemente la palabra no existe. Estás haciendo un documento en Docs amplio, con mucho branding, en el que la palabra Chichucha aparezca de forma abundante. Una buena solución para evitar el tener que tratarla en la corrección ortográfica es la de añadirla a un diccionario propio.

¿Cómo?

En Herramientas/Diccionario personal, agrega tantas palabras como quieras. Si lo haces y luego las escribes en tu documento, no serán tratadas como errores y te saltarás su revisión, ahorrándote así una cantidad considerable de tiempo.

Google Docs diccionario propio

Ventaja #8. Explorar contenido bibliográfico

Supón que quieres dotar de rigor científico el documento que estás escribiendo.

Si necesitas documentarte bien y no quieres salir de Google Docs, éste te ofrece la posibilidad de realizar consultas en investigaciones y documentos relacionados con la temática de tu texto, que Google Docs detectará de forma automática.

¿Cómo?

Desde Herramientas/Explorar, te saldrá un cuadro a la derecha con toda la información disponible relacionada para que la consultes. Es una funcionalidad excelente para la confección de bibliografías.

Google Docs Explorar contenido bibliografico

Ventaja #9. Uso de plantillas

Por defecto Google Docs te ofrecerá documentos, hojas de cálculo y presentaciones en blanco. Si estás decidido a crear algo con un formato característico como por ejemplo un CV, lo más probable es que lo puedas encontrar en alguna de las plantillas que Google Docs pone a tu disposición en este enlace.

Si encuentras una que se ajuste a tus necesidades te habrás ahorrado un tiempo precioso. Seleccionándola se agregará a tu unidad personal y podrás trabajar con ellas siempre que quieras.

Ventaja #10. Trabajar sin conexión

Una de las mejores funcionalidades, sin duda, de Google Docs. Al ser una suite online parece difícil de creer que puedas editarla sin tener conexión a Internet. Pues bueno, sí que se puede.

¿Cómo?

Tendrás que hacer clic en el símbolo del menú de hamburguesa de Google Docs y seleccionar Configuración:

Google Docs menu configuracion

 

A continuación te saldrá una ventana que te dará la opción de activar la opción de sincronización sin conexión.

Tan solo tendrás que darle a Activar e instalar la extensión de Google Drive en tu navegador, desde donde podrás seleccionar la opción de Habilitar la edición sin conexión.

Google Docs para trabajar sin conexion

 

 

Así, cuando viajes en un tren que no tenga Wi-Fi y tengas necesidad de adelantar tu proyecto de Google Docs, podrás abrirlo y trabajar en él sin problema alguno.

Ventaja #11. Añadir enlaces desde Google

Otra interesante opción. Cuando estás editando un archivo y quieres añadir un link, Google Docs te da la opción de que elijas una página de destino relacionada con el anchor text que hayas elegido para el enlace.

¿Cómo?

Seleccionando el trozo de texto donde quieras añadir tu enlace y pulsando el icono del link:

Google Docs insertar link texto

Mira la imagen anterior. Hemos querido añadirle un link a la palabra Innokabi y Google, automáticamente, nos ha ofrecido la opción de seleccionar enlaces a nuestro dominio.

¿Qué pasa si elegimos una expresión más genérica?… por ejemplo el término “escribiendo” como aparece en la imagen:

Google Docs insertar link texto generico

Pues que nos ofrece entre dos páginas ajenas a nuestro Google Docs y un buscar más. Si además dentro de nuestro Google Docs, tuviéramos algún artículo relacionado con el término que queremos enlazar, Google también nos lo ofrecería como opción.

Ventaja #12. Gráficos y diagramas

Si te dedicas a la analítica y estás trabajando sobre una hoja de cálculo de Google Docs, en ella encontrarás un mar de posibilidades que jamás verás en el Excel de Office.

¿Cómo?

Para acceder a ellos solo tendrás que irte a Insertar/Gráfico/Tipos de gráfico.

Allí encontrarás magníficas opciones, sencillas y complejas, para formar gráficos con distintas opciones y características de visualización.

Google Docs insertar graficos y diagramas

Esperamos que te haya servido este artículo y que a partir de ahora no veas a Google Docs como un complemento más, sino como una herramienta que no puede faltar en tu día a día.

Nosotros la utilizamos a diario con nuestros clientes y nos facilita muchísimo la tarea de mantener a todo el que participa en los proyectos al tanto de los cambios en los mismos.

¡Ya nos contarás si te ha ayudado alguna de las funcionalidades que te hemos propuesto!

Si ya has probado esta herramienta y quieres añadir alguna funcionalidad más que te parezca interesante, no dudes en dejar tu comentario explicando por qué es interesante.

También puedes seguir leyendo otros posts relacionados:

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  1. Responder

    Otra ventaja muy interesante es que puedes insertar lo que hayas hecho de Google Docs en un post de tu blog. En algunos casos, los enlaces siguen operativos en el post.

      • Alfonso Prim
      • 19 diciembre, 2016
      Responder

      Gracias por el aporte Jerby, lo probaré. Un saludo

  2. Muchas gracias por loas consejos, realmente valen mucho, saludos

      • Alfonso Prim
      • 13 diciembre, 2016
      Responder

      Muchas gracias Héctor, me alegro que te haya gustado el post. Un cordial saludo.

    • Ricardo Triñanes
    • 18 diciembre, 2016
    Responder

    Impecable, gracias!

      • Alfonso Prim
      • 19 diciembre, 2016
      Responder

      Gracias Ricardo, me alegro que te haya gustado. Un cordial saludo

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