Gestionar una empresa de forma óptima requiere contar con las mejores herramientas que permitan obtener una productividad elevada. En este campo sobresale con fuerza especial Google Workspace ofrece una batería de herramientas indispensables que nos facilitan la vida.
¿Quieres saber por qué es realmente útil para cualquier negocio o proyecto?
A continuación, vamos a conocer en qué consiste y cuáles son sus beneficios más palpables.
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Índice de contenidos
Qué es Google Workspace
Google Workspace, también conocida anteriormente como Google GSuite, es una suite enfocada a la productividad empresarial en la nube, de forma que permite mantener conectados a todo un equipo de trabajo.
Con esta herramienta, trabajar desde cualquier dispositivo y lugar es muy sencillo. De hecho, tanto su gestión como uso son simples, ya que su control es intuitivo y cómodo.
Gracias a esta suite de Google, el trabajo en base a un orden lógico es más fácil, lo que permite a los componentes de cualquier equipo laboral centrarse en lo realmente importante, sin perder tiempo en otras tareas accesorias que pueden restar un tiempo precioso que podrá aprovecharse en asuntos realmente básicos para el proyecto.
Así que, para que esta suite funcione como debe, Google ha incorporado una serie de apps importantes con las que la mayor parte de usuarios suelen estar familiarizados. Veamos cuáles son y qué aportan a la productividad del equipo.
Apps de Google Workspace
Como ya hemos comentado, esta suite se centra en lo intuitivo y cómodo. Así que, para ser más productivos y no perder tiempo innecesario en tareas realmente simples, incluye algunas de sus apps más célebres, pero mejoradas y potenciadas.
Gmail, el email de Google centrado en los negocios
Hoy en día es uno de los servicios de correo electrónico más demandados y con más cuentas en el mundo. Así que Gmail es la primera app que merece la pena reseñar.
Además, en la suite llega con todas las herramientas que lo han hecho célebre, como un buscador potente, los accesos a Calendar, Drive, etc., su conocida capacidad de almacenamiento, que alcanza 30 GB por usuario y su uso intuitivo.
Pero, además de la comodidad de uso habitual de esta cuenta de correo, también llega con funciones exclusivas destinadas solo a usuarios de GSuite. Una de las más básicas es la opción de compartir contactos por medio de la opción Google Contacts.
Google Calendar, el calendario de uso común
Centrado en la comodidad y el uso diario intuitivo, Google Calendar es otra de las apps básicas que incluso esta suite. Sin duda, una herramienta que nos puede sacar de más de un aprieto, ya que permite una organización perfecta de tareas y labores.
Dentro de la Suite de Google permite compartir el propio calendario con otros miembros del equipo. Es decir, que, a la hora de programar citas y reuniones, resulta verdaderamente único y cómodo, ya que todo el mundo puede estar informado desde el primer momento.
También permite delegar accesos para que otros usuarios puedan programar citas. Así, cualquiera estará convenientemente informado, ya que, con cada actualización, envía un aviso por medio del correo electrónico hasta la dirección de Gmail.
Reseñar que llega perfectamente integrado gracias a la disposición que ofrece para adjuntar documentos, programaciones, eventos, lugares de reunión, etc. Además, todo ello se añade de manera flexible, por lo que se puede seleccionar la información que se ofrece en diversos niveles de privacidad, que van desde la ocupación máxima y privada hasta la pública totalmente.
Google Drive, la gran nube para los documentos
Otro de los clásicos imprescindibles que no podía faltar en esta magnífica suite de productividad. Nos referimos, como no, a Google Drive, que permite compartir documentos en la nube con total seguridad y usabilidad.
No es extraño que a veces se acumule un exceso de documentación, de ahí que sea imprescindible tener una organización y ordenación adecuada.
También puede suceder que perdamos accidentalmente algún documento físico, o incluso que se estropee un disco en el que estaba guardado, o incluso se vaya la luz y no se pueda acceder a él en un momento clave.
Obviamente, todos estos problemas tienen una solución fácil con la nube de Google Drive. Se puede acceder desde cualquier terminal, tiene un inmenso espacio de almacenaje y jamás se pierde nada de la información ahí guardada.
Sin duda, esta es una de las herramientas clave para todo equipo de trabajo u organización colaborativa. Una forma de compartir archivos de toda clase con diversos niveles de privacidad según se necesite.
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En GSuite se puede optar según necesidades hasta por una capacidad máxima de 16 TB, todo depende de cada negocio, pero la compañía ofrece una buena flexibilidad.
Google Docs, el procesador de textos online definitivo con múltiples opciones
En realidad, decir que Google Docs es un mero procesador de textos online es quedarse corto. Con esta herramienta también se dispone de un completo catálogo que incluye hojas de cálculo, presentaciones y cuanto hace falta para crear diapositivas, controles, documentos, etc.
Además, con Docs encontramos un punto que lo hace realmente revolucionario, y es que todas estas herramientas son colaborativas, lo que permite que dos o más usuarios puedan editar de manera simultánea mientras se está trabajando en ellas.
Otro aspecto muy positivo de esta herramienta la encontramos en su almacenamiento automático, lo que impide que nunca se pierda nada, ya que se va guardando en la nube sin que tengamos que realizar acción alguna.
Podemos acceder al Histórico de Revisiones para recuperar algún documento antiguo en su versión anterior. Y, para colmo, no ocupa espacio en el Drive, así que confiere una libertad de trabajo enorme sin preocupaciones de almacenamiento excesivo.
Google Sites, un editor para crear sitios webs y blogs de forma simple
Quizás esta pasa por ser una de las herramientas más desconocidas del famoso buscador. Sin embargo, merece un buen reconocimiento, ya que es fantástica para construir webs sin demasiados quebraderos de cabeza, en pocos minutos y con una sencillez enorme.
Según las necesidades de la empresa, se puede usar como una intranet de fácil uso para compartir contenidos entre los usuarios seleccionados, hasta una completa web con información y contenidos que se pueden hacer públicos y subir online.
Posee un editor de manejo muy cómodo, por lo que no hace falta ser un genio del diseño web, aunque sí es cierto que, si se conoce algo de CSS y HTML, se puede obtener un resultado muy profesional aprovechando los diseños y personalizaciones de los diversos estilos que incorpora.
Google Hangouts, la app definitiva para las reuniones online
Hace ya tiempo que se acabaron los tediosos desplazamientos para mantener contactos de trabajo. Sin embargo, gracias a Google Hangouts, se ha profesionalizado la reunión online.
Esta herramienta de GSuite facilita enormemente las conferencias y videoconferencias, sin temer a las interferencias y problemas de comunicación. De hecho, se usa como un complemento del navegador que permite conectar hasta 15 personas de manera simultánea.
Por supuesto, la integración de Hangouts con el resto de la suite de productividad es total, ya que permite incorporar documentos y vídeos a la conferencia de forma totalmente sincronizada, y hasta deja editarlos y trabajar sobre ellos mientras dure la reunión.
Google Vault, la opción definitiva para no perder nada
Finalmente, GSuite de Google ofrece un último add-on que puede ser realmente útil para cualquier negocio. Este es opcional, y se usa principalmente para recuperar o archivar emails. Para ello, incorpora normas de retención, chats e incluso cuarentenas legales en caso de que algún usuario pueda ser sospechoso.
También permite exportar los chats y los correos electrónicos fuera del entorno de Gmail, lo que puede ser muy útil si hay que preparar documentos físicos, auditorías, etc.
Beneficios de Google Workspace
Hemos visto que las herramientas que incorpora esta suite de productividad son realmente imprescindibles para cualquier empresa. Pero, además, se obtienen beneficios tangibles e intangibles con su uso, por ejemplo:
- Un ahorro considerable de costes. Gracias a esta suite, se ahorra mucho en software y hardware, además de no requerir de apenas mantenimiento, por lo que se reducen gastos y tiempos.
- Almacenamiento sobre el promedio. Al permitir hasta 30 GB de almacenaje de mensajes por empleado, y varias TB en total en Drive, su valor está unas 50 veces por encima del promedio actual que ofrecen otras apps.
- Accesos rápidos. Ya hemos dicho que incluye una reducción de tiempos importantes, y es que se puede acceder a todas las apps desde cualquier dispositivo, incluso smartphone, por lo que la productividad no disminuye nunca.
- Sincronía al 99,9%. Esta suite garantiza una sincronía muy elevada, por lo que el sistema apenas sufre periodos de inactividad, y estos son prácticamente inapreciables.
- Por supuesto, cumple con todas las normas de seguridad de la información. Para ello integra un poderoso filtro antispam con función automática, que también permite ser personalizado. Es más, se pueden personalizar normas, decidir privacidad y niveles de accesos a los demás integrantes del equipo y conexiones SSL reforzadas con accesos HTTPS seguros.
- Y no nos olvidamos de la capacidad de personalización total, no solo en niveles de seguridad. Para ello, integra API de inicio de sesión con sistema de autenticación, asistencia para puerta de enlace, enrutamiento de los emails, migración de correo electrónico, etc.
Vistas las bondades de Google Workspace, pocas dudas deben quedar sobre su idoneidad para la gestión de cualquier empresa, negocio, proyecto o equipo de trabajo. Rara vez se puede encontrar una herramienta que ofrezca tanto por tan poco.
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Si en mi empresa tengo 20 personas que necesitan correo electrónico, me cobran por esas 20 cuentas (2400 dólares anuales en el plan intermedio), en cambio si contrato un servidor con dominio, pago anual un monto (aproximadamente 200 dólares anuales), pero puedo hacer cuentas ilimitadas, y puedo usar apps, o servicios, para abaratar mis costos, me parece carísimo Gsuites. Porque cada cuenta es un correo electrónico ¿no?
Hola Jorge, efectivamente, tiene sus pros y sus contras, especialmente cuando llegue la hora de migrar de servidor, que transferir el correo suele dar bastantes dolores de cabeza. Pero como dices, depende para qué casos puede compensar o no. Cada uno debe decidir. Saludos y gracias por tu comentario
Suponiendo que tengo usuarios básicos pero quiero subir algunos de esos usuarios al siguiente plan, podria efectuar ese movimiento? para algunos usuario pagar un plan mas elevado que para otros que ya cuenta con el basico?
Saludos
Hola Jordan, sí es posible asignar licencias concretas a usuarios concretos dentro de tu organización. Es un caso un poco extraño, pero se puede hacer. Saludos
No lo sabía, y tiene una pinta estupenda. ¡Habrá que probarlo!
Gracias
Gracias, espero que te ayude. Saludos
Muy interesante, gracias.
Gracias Javier. Saludos
Alfonso, se comenta que Google Drive dejará de funcionar este año. ¿Sabes algo de eso?
Gracias Jerby, parece que cambia de servicio, sí, pero no hemos recibido ninguna notificación al respecto. Gracias por avisar. Un saludo