3 Herramientas online para la gestión de equipos en remoto

En el mundo freelance, que es una red descomunal de personas especializadas –muchas ellas– en algún sector del marketing online, encontrar una herramienta de trabajo válida para coordinar la actuación de un equipo se ha vuelto muy necesario.

¿Por qué?

Trabajar mano a mano con un compañero desde casa y tener solo dos proyectos en común no suele tener muchas dificultades. Pero ¿y si sois ocho en vez de dos y cada uno participa en algunos proyectos compartidos solo por alguno de sus siete compañeros?

Empezamos a tener un problema de coordinación.

En este artículo te queremos explicar tres herramientas para gestionar equipos válidas, diferentes y complementarias entre sí, para que tu marco de trabajo sea el óptimo.

Trello para planificar las tareas del equipo

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Su función principal es la de gestión y coordinación de tareas.

¿Cuándo hay que entregar esto? ¿Qué día se empezó con esto otro? ¿Cuántas horas llevo dedicadas a este proyecto? ¿Quién participa en este proyecto?

Si eres un amante del orden y tienes tantos deadlines que tu agenda no da abasto, esta excelente herramienta de gestión de equipos es perfecta para ti.

Trello es, en sí, un tablero al que se le asignan listas que funciona en la nube.

Imagina que estamos hablando del equipo que hemos descrito antes, compuesto por ocho personas y, digamos, veinte proyectos. Cada uno de esos proyectos formará una lista en el tablero y solo los usuarios con permiso tendrán privilegios para modificar cualquier cosa relativa a dicha lista.

Esto facilita mucho la interfaz de cada usuario, pues solo ve los proyectos en los que participa.

¿Qué se le puede hacer a una lista?

Además de agregarle otras listas, es donde los usuarios podrán añadir tarjetas. Como tarjetas entendemos cualquier actividad relativa a un proyecto: revisión de una tarea, checklist de tareas, historial del cliente, datos de contacto del cliente, recursos de interés para trabajar con el cliente, estado de las tareas a realizar, deadlines, fechas y tantas cosas como puedas requerir.

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Otras funcionalidades de Trello

Los equipos cuentan con una pizarra virtual en la que todos los miembros pueden ir añadiendo anotaciones en tiempo real. Esta pizarra se actualiza cada vez que alguien hace algún cambio en las listas, dejando constancia del historial de actuaciones de todo el equipo.

El uso de colores, además, facilita mucho la tarea de localización de un proyecto. Prácticamente todo es visualmente personalizable, por lo que con poco esfuerzo puedes acabar generando un dashboard excelentemente preparado para que todo el equipo se organice en línea sin la mayor dificultad.

Ventajas de Trello

  • Se trabaja en la nube.
  • Interfaz muy visual e intuitiva.
  • Grandes opciones de personalización.
  • Interacciones en tiempo real.
  • Permite la gestión de proyectos por parte de muchos usuarios al mismo tiempo de forma organizada.
  • Tiene una versión gratuita con bastante capacidad.
  • Tiene app.
  • El calendario se puede sincronizar con el Google Calendar de tu cuenta personal.

Desventajas de Trello

  • No permite almacenar datos en la nube.
  • No envía notificaciones al correo electrónico con las actualizaciones de proyectos.

Google Docs para coordinar equipos

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La herramienta oficial de Google para gestionar documentos es conocida como Google Drive, que posee un servicio de edición en la nube conocido como Google Docs.

Que nuestros primeros ordenadores fueran en su gran mayoría Windows nos ha influenciado en que si alguien nos pregunta por un editor de texto, nos venga a la cabeza el Microsoft Word. También que si pensamos en organizar tareas, hacer cuadros, gráficos y un sinfín de operaciones matemáticas y visuales nos acordemos de las hojas de cálculo de Excel.

Google lo sabe y, por ello, ha creado un servicio de edición de archivos en la nube conocido como Google Docs. ¿Qué quiere decir esto? Que si tenemos un archivo en la nube almacenado en nuestra cuenta de Drive y queremos compartirlo con algún otro usuario para que lo vea o edite, no tenemos más que invitarle.

Imagina que eres una agencia de SEO y tienes un cliente al que le estás auditando la web. Terminada la auditoría, se la entregas y le explicas que tiene cuarenta y siete cosas por solucionar. De esas cuarenta y siete, que hay cinco que son muy urgentes, treinta que son importantes y otras doce que pueden esperar.

¿Solución?

Creas una hoja de cálculo en Google Docs y añades todas las tareas resultantes. Luego invitas a tu cliente a que vea y edite dicha hoja y desde ese momento tendréis el trabajo sincronizado.

google docs herramientas gestion equipos online

Al ser una hoja de cálculo, además, podréis añadir toda la información que deseéis, como una columna extra con la planificación de esa tarea derivada de la auditoría, el agente encargado de realizarla, el estado actual (hecha, no hecha, en progreso), comentarios adicionales…

Otra de las ventajas que tiene es que un mismo archivo puede ser editado por varias personas de forma simultánea. Si trabajas con algún software de compartir archivos desde tu disco duro y dos personas abren el mismo documento se puede generar un conflicto y no funcionar.

En Google Docs se permite la edición simultánea de un mismo archivo por varios usuarios, de forma que éstos pueden interactuar en el mismo documento. Un chollo sin duda en multitud de ocasiones.

Ventajas de Google Docs

  • Totalmente gratuito.
  • Los documentos pueden ser compartidos para ver o para ver y editar.
  • Se pueden subir hojas de cálculo, presentaciones, formularios y documentos de texto desde Windows y éstos se convierten automáticamente a formato Google Docs.
  • Forma parte de un sistema de almacenamiento en la nube que permite organizar carpetas con todo tipo de documentos: comprimidos, PDFs, docs, etc. Cualquier cosa.
  • Los documentos de Google Docs tienen funcionalidades extra que no tienen los documentos de Windows.
  • Los documentos se abren en Smartphones Android.

Desventajas de Google Docs

  • Aunque es casi tan completo como los documentos de Office e incluso tiene algunas funcionalidades extra, no ofrece todas las ventajas que tiene éste.
  • No ofrece un tiempo de respuesta especialmente rápido.
  • La velocidad de subida de archivos en general a Google Drive es lenta.

Skype para comunicación entre personas de un equipo

Para terminar con las herramientas de gestión de equipos y proyectos contamos con Skype, conocido por prácticamente todo el mundo de dentro y de fuera del ámbito empresarial. Si Trello era un sistema óptimo para organizar tareas y Google Docs para editar archivos en línea, Skype lo es en el sector de la comunicación.

skype herramientas gestion equipos online

Imagina el equipo anterior de ocho personas, cada una trabajando desde su casa. Si estás en un proyecto con otros tres miembros y necesitas decirles algo instantáneo a los tres, ¿se lo tienes que escribir o explicar todo a uno y luego repetírselo al otro?

Con Skype no hace falta. Si te creas una cuenta personal y agregas a otros contactos, podrás organizar chats y vídeollamadas entre varios usuarios al mismo tiempo. Puedes generar tantas conversaciones como quieras e incluir en ellas a un mismo usuario las veces que desees, sin límite alguno.

Imagina que esta opción no existiera. ¿Te imaginas el drama?

Si sois un equipo de lo más variado y un miembro está en Australia, el otro en Japón, el otro en España y el otro en México, menuda faena. Con Skype solo tendréis que poneros de acuerdo en la hora de la reunión y estar cada uno delante de su ordenador llegado el momento.

Otras funcionalidades de Skype

Además del chat, las llamadas de voz y las vídeollamadas, Skype ofrece otras opciones como la de enviar archivos en las conversaciones o, muy útil cuando alguien quiere que los otros participantes en la conversación vean lo mismo que él en su ordenador, la de compartir pantalla. Elegida esa opción toda la ventana del usuario en la conversación mostrará lo que muestre su pantalla, excelente recurso para hacer demostraciones in situ.

Ventajas de Skype

  • Chats, llamadas y vídeollamadas entre personas desde diversas partes del mundo.
  • Servicio totalmente gratuito.
  • Como extra, puedes llamar a teléfonos reales si pones saldo en tu cuenta, como si fuera un teléfono móvil.
  • Puedes compartir la pantalla de tu ordenador con otros usuarios.
  • Tiene app.

Desventajas de Skype

  • La calidad de las llamadas depende mucho de la conexión de red.
  • La app es pesada.
  • El software consume bastante RAM.
  • La velocidad de transferencia de archivos no suele ser muy rápida.

Gestionando equipos en remoto

Vistas estas herramientas, ¿por qué no utilizas las tres simultáneamente para hacer la gestión de tu equipo en remoto? Las tareas las puedes organizar perfectamente con Trello, la edición de documentos y el almacenamiento en la nube con Google Docs y Drive y la comunicación entre todos vosotros, con Skype.

Haciendo un uso conjunto de las tres te ahorrarás muchísimo tiempo de “no trabajo” y podrás centrarte en lo realmente importante. ¡Te animamos a que lo pruebes y nos cuentes tu experiencia!

Espero que este post te haya gustado y que te ayude a mejorar tu día a día con colaboradores y clientes.

Si ya has probado estas herramientas de gestión de equipos online ¿nos cuentas tu experiencia?

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  1. Responder

    Utilizo las tres y son realmente efectivas. Ahora, solo me hace falta un equipo para compartirlas.

      • Alfonso Prim
      • 2 diciembre, 2016
      Responder

      Gracias Jerby por tu comentario. La verdad que son herramientas muy útiles y por mi experiencia ahorran un montón de trabajo y permiten coordinar personas de manera muy efectiva. Un abrazo y como siempre, gracias por comentar.

    • Rosa
    • 30 noviembre, 2016
    Responder

    ¡Hola! Me gustaría añadir otras que también considero importantes:
    – Slack: para conversaciones
    – Sococo: recreación de la oficina virtual.

      • Alfonso Prim
      • 2 diciembre, 2016
      Responder

      Muchas gracias Rosa por el aporte. La verdad que son muy buenas herramientas también. Seguro que alguien más se anima a probarlas o a dejarnos otras que también funcionan bien. Un cordial saludo.

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