Gestión Empresarial para Emprendedores + Hoja Excel que te Ayudará

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Hoy traemos un post de invitado con un tema muy especial. La gestión empresarial y financiera para los emprendedores y freelance que os lanzáis a formar vuestro propio negocio. Como es un tema poco tratado en el blog, me pareció interesante traer a Enrique Rus. Enrique se dedica a sus dos grandes pasiones que son escribir y enseñar. En su trayectoria profesional, ha tocado muchos temas y entre ellos el mundo de las finanzas. Hoy nos muestra como gestiona él su propia empresa.

Si te interesa, no te pierdas el post de Enrique. (La hoja excel se puede descargar al final de post, porque es importante leer el contenido antes)


Soy uno de esos que llaman freelance o emprendedor, como muchos hoy en día. Algo que aprendí trabajando por cuenta propia es que ciertas nociones sobre gestión empresarial para emprendedores son importantes y que una simple hoja de cálculo puede sernos muy útil para llevar un control de nuestro trabajo. Y eso es lo que he venido a contaros hoy, paso a paso y con un ejemplo real, el mío.

Gestión empresarial para emprendedores

Casi siempre, a no ser que seamos asesores o gestores, nos vamos a dedicar a actividades que poco o nada tienen que ver con la contabilidad y por eso, hacer este trabajo fácil y atractivo a la vista puede ayudarte a que sea menos tedioso para ti. Además, os propongo como colofón una forma interesante de mostrar los datos más relevantes de nuestro trabajo diario, de manera que podamos verlos con facilidad y además, que sea atractiva a la vista.

Aclarar que los datos mostrados son ficticios y que lo que propongo es una opción que luego podéis adaptar de la forma que más os guste. También decir que lo que os presento hoy puede ser útil para actividades sencillas de un freelance que realice sobre todo servicios y que haga pocas facturas al mes, ya que estas por ejemplo, deben hacerse a mano.

1#- Primer paso, la base de datos en la gestión empresarial para emprendedores

Mi trabajo actual se desarrolla en tres “actividades económicas”: la principal hoy en día, que es la de redactor, la de formación y una que llevo a cabo de vez en cuando y que está relacionada con la consultoría de empresas. Al principio no tuve muchos problemas, facturaba poco y era fácil hacerlo “a mano”.

Con el tiempo me encontré con que no sabía qué ganancias había tenido o cuales fueron mis gastos. Indagué en Internet y vi programas que eran sencillos y útiles, pero no me permitían personalizar lo que quería que se calculara y se viera. Por eso opté por utilizar una hoja de cálculo para llevar a una gestión empresarial para emprendedores sencilla y personal.  Lo que hice entonces fue prepararme una hoja central de datos con los campos que necesitaba y aquellos que quería ver en el modelo final.

En la imagen os muestro los que incluí, junto a las fórmulas que debemos copiar. Yo lo estructuré así: una para clientes, otra para acreedores y otra para presupuestos; por otro lado, una para ingresos, una más para gastos de colaboradores y otra para gastos generales; por último, otra para amortizar el portátil e inmovilizados similares, así como la tesorería. Por supuesto, no hay que olvidarse de Hacienda y el IVA, que comentará de forma breve en el último apartado de este post.

Las bases de datos en la gestión empresarial para emprendedores

La ficha de inmovilizados es relativamente sencilla, se compone de la fecha de adquisición, el importe, los años de vida útil, si no los sabes utiliza las tablas que todos los años emite Hacienda, y el posible valor de venta o residual. Una vez tengas los cálculos, como habíamos comentado antes, puedes llevarlos a mano al modelo final. Por otro lado, la tesorería también es esencial, un control de cobros y pagos te permitirá saber el saldo de caja y bancos, que es una información a tener en cuenta. En la siguiente imagen os muestro las plantillas que yo utilizo:

Plantilla de base de datos para la tesorería del emprendedor

Hay una opción interesante de la hoja de cálculo y consiste en crear listas desplegables. El proceso os lo muestro con la ficha de clientes e ingresos. Nos situamos en ingresos y sombreamos las casillas correspondientes al nombre del cliente (en mi caso la columna H), yo lo hice con unas 500 filas, para así no quedarme corto. Después nos vamos a validar datos en el apartado datos del archivo. Una vez allí, aparece un recuadro “permitir” con un desplegable y elegimos “lista”. Por último, en “origen” sombrearemos las casillas de la hoja “clientes” donde aparezca su nombre fiscal (en mi caso la columna A de dicha ficha) y “aceptar”, de esta forma se crean las listas desplegables.

2#- Segundo paso, agrupar conceptos

Una vez has preparado los datos llega el momento de la verdad, tienes que agruparlos y “ponerlos bonitos”. Siempre será más agradable de ver y te predispone a analizarlos con más ganas. Yo suelo poner el nombre al lado de la figura para saber qué es cada importe: ingresos, gastos, etc. Por otro lado, este modelo final cuanto más simple mejor, porque siempre podemos ampliarlo con una tabla adicional. En la siguiente imagen os muestro como lo hice yo, aunque en esto cada cual debe usar su imaginación y sus propios gustos.

Agrupar conceptos en cuenta de resultados para emprendedores con Canvas

Como veis he incluido lo esencial, es decir, los ingresos y sus tres procedencias, que a su vez se relacionan con los costes de esas mismas tres actividades; los gastos generales, que incluyen amortizaciones y otros como electricidad y, por último, los resultados obtenidos incluyendo el posible impuesto a pagar. En última instancia, calculé el beneficio neto, que sería mi ganancia real. Si os fijáis en el margen izquierdo, tengo unas categorías que sirven para calcular los saldos de clientes, colaboradores y acreedores sin tener que irnos a otra hoja, en las fórmulas la columna corresponde a esta que os sombreo:

SUMAR.SI(Ingresos!G3:G1000;Gestión!T15;Ingresos!M3:M1000)

Pero además, las fórmulas utilizadas para cada valor no las he complicado, primero porque, aunque mis conocimientos de hojas de cálculo son aceptables, no es necesario y segundo, porque quiero que sirva a todo el mundo. He utilizado la expresión “Sumar.si” que permite agregar valores que cumplan una condición, por ejemplo, en el caso de los ingresos por trabajos de redacción sería que la casilla de “Tipo de ingreso” tuviera la palabra “Redacción”.

Por otro lado hemos añadido, debajo de los importes de los ingresos y gastos, los porcentajes que representan sobre el total de cada partida. Para calcularlo hemos dividido cada valor entre el total de dichos gastos o ingresos y con formato de porcentaje. De esta forma, sabremos qué proporción representa cada tipo de ingresos y cada tipo de gastos. Esta información es importante primero, para saber qué actividad nos produce mayores réditos y segundo, para saber en qué gastos debemos incidir con mayor cuidado. Lo mostramos en esta imagen:

Fórmulas para la cuenta de resultados de los emprendedores

3#- Tercer paso, “Hacienda somos todos”, o eso dicen

Este apartado prometo que será breve, ya que la mayor parte de esta labor la hace la propia asesoría. La Agencia Tributaria exige al autónomo, que no sea una sociedad, llevar tres libros: uno es el de bienes de inversión similar a la hoja de inmovilizado que te mostré y te puede servir, los otros dos son el de facturas emitidas y recibidas. Estos últimos están relacionados con el IRPF y el IVA.

En mi caso, las actividades de redacción y formación están exentas de IVA y solo debo hacerlo por los servicios ocasionales de consultoría. Pero en esto, insisto, lo mejor es que te asesores con quien te lleve la gestión de los impuestos. Estos libros, debido a que nuestras facturas no serán muchas, lo mejor es hacerlos a mano. A continuación os muestro una plantilla con ambos libros y un modelo de factura:

El libro de facturas en la gestión empresarial del emprendedor

4#- Por último, el análisis

Una vez tienes los datos, y los has presentado en este sencillo modelo de gestión empresarial para emprendedores, toca analizarlos. Pero no te preocupes, no vamos a dar una clase de economía. Lo importante es saber los conceptos básicos. A efectos de la gestión diaria, nos interesan los ingresos y su procedencia, así como los porcentajes sobre el total. En nuestro ejemplo, está claro que las clases son nuestro principal modo de vida, seguidas de la redacción.

Luego están los gastos, vemos que los variables, relacionados con los colaboradores, son un porcentaje pequeño del total. Esto es lógico si tenemos en cuenta que solemos recurrir a ellos de forma ocasional, cuando no podemos abarcarlo todo. En nuestro caso, las colaboraciones de consultoría son las más elevadas. Por otro lado, los gastos generales representan la proporción mayor, seguidos de la amortización del portátil.

Por último tenemos el beneficio, como comenté más arriba, en tu gestión diaria debes fijarte en el bruto antes de impuestos, que es el que refleja si tu negocio va o no bien. Luego está lo que te queda limpio, que es el neto después de impuestos y que te interesa porque es lo que te quedará neto, eso sí, si pagas la cotización de autónomos, debes descontarla. Por otro lado, sobre el primero tienes cierto control y lo puedes mejorar, el segundo no depende de ti, sino de la política fiscal del gobierno.

Una parte importante es el balance, yo lo he hecho muy simple. Tienes por un lado los inmovilizados, en mi caso el portátil, por otro lo que te puedan deber los clientes en la fecha que estás y por supuesto, el dinero de que dispones, por último, lo que tú debes a colaboradores y acreedores. De esta forma, la diferencia entre estos nos da el patrimonio de que dispones en relación a tu trabajo como freelance.

Como ves, llevar la gestión empresarial para emprendedores con una hoja de cálculo no es difícil y estaremos encantado de resolver tus posibles dudas, si las tienes. Si le añades una presentación atractiva  a la vista puede que hasta comience a gustarte esto de administrar tus proyectos y trabajos profesionales.

Descarga AQUÍ el EXCEL Gestión Empresarial para Emprendedores visto en el Artículo


Esperamos que te haya resultado útil el post, que lo puedas aplicar a tus proyectos y por supuesto, que dejes tu opinión en los comentarios con tus opiniones y experiencias.

Si necesitas ayuda con tu estrategia de marketing online no dudes en contactar con Innokabi.

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    • Katy
    • 27 Junio, 2017
    Responder

    La hoja en línea hubiese sido genial

    • Responder

      Hola, sí la acabamos de incluir al final del post. Gracias por el apunte. Saludos

  1. Introducir imágenes en algo tan árido como son las hojas de cálculo no solo las hace más atractivas a la vista, sino que además, si se utilizan dichas imágenes con un visual thinking de los distintos proyectos, se ve más claro cómo va evolucionando cada proyecto.

    • Responder

      Gracias Jerby por tu comentario, la verdad es que a mí me gustan las hojas excel, pero es cierto que no es lo habitual y a muchas personas se les hacen cuesta arriba. Añadir fotos, gráficos y colores anima la vista y las hace más atractivas. Gracias por tu aportación. Saludos

    • Leandra
    • 27 Junio, 2017
    Responder

    Muy buena herramienta!!! Como siempre el material de ustedes muy práctico. Para mi sin duda alguna ustedes son los mejores en orientación a emprendedores.

    • Responder

      Muchas gracias Leandra, me alegra mucho que te ayuden los contenidos de Innokabi y espero que este post te ayude con el tema de gestión y finanzas de tu empresa.

    • Jon Hernández
    • 6 Julio, 2017
    Responder

    ¿Me da error al acceder al Excel?. No sé si sigue colgada la hoja de cálculo. Enhorabuena por el post, muy útil

    • Responder

      Gracias Jon, Prueba de nuevo, porque aunque a mí me carga bien, la hemos cambiado. Un saludo

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